Privatlivspolitik
Senest opdateret: 14. september 2026
De Berejstes Klub (DBK) behandler personoplysninger om medlemmer, Venner af DBK, ansøgere, deltagere i arrangementer, abonnenter på nyhedsbrevet og besøgende på hjemmesiden. Denne privatlivspolitik beskriver, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvem der har adgang til dem, og hvilke rettigheder du har.
1. Dataansvarlig
De Berejstes Klub
c/o Café Globen
Turesensgade 2B
DK-1368 København K
CVR-nr.: 32051537
E-mail: dbk@deberejstesklub.dk
Bestyrelsen er ansvarlig for klubbens behandling af personoplysninger. Klubbens GDPR-ansvarlige er forperson Allan Roneklint. Henvendelser om persondata sendes til dbk@deberejstesklub.dk.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Medlemmer og Venner af DBK
- Navn, adresse, e-mail og telefonnummer
- Fødselsdato (bruges til at vurdere optagelseskravet om flere besøgte lande end alder)
- Medlemsnummer, medlemstype, indmeldelsesdato og medlemsstatus
- Kontingent- og betalingsoplysninger (beløb, dato, betalingsmetode – vi opbevarer ikke kortnumre)
- Brugernavn og krypteret adgangskode til medlemssystemet og hjemmesiden
Rejseoplysninger
- Besøgte lande og territorier, kontinenter og ækvatorkrydsninger, som du selv registrerer, eller som du har oplyst ved optagelse
- Rejseberetninger, billeder og andet indhold, du selv indsender til hjemmesiden eller magasinet Globen
Arrangementer
- Tilmeldinger, eventuelle ledsagere, betaling og særlige hensyn (fx allergier), som du selv angiver
Nyhedsbrev
- E-mailadresse og navn samt oplysning om, hvornår du har tilmeldt dig
Ansøgere om medlemskab
- Oplysningerne fra ansøgningsskemaet, herunder rejsehistorik til vurdering af optagelseskravene
Besøgende på hjemmesiden
- Hjemmesiden anvender kun teknisk nødvendige cookies (se afsnit 7). Vi indsamler ikke oplysninger om din adfærd til statistik eller markedsføring.
Samarbejdspartnere
- Navn, stilling og kontaktoplysninger på kontaktpersoner hos virksomheder og organisationer, klubben samarbejder med, fx om rabataftaler og foredrag
Vi behandler ikke følsomme personoplysninger (fx helbred, religion, politisk overbevisning), ud over hvad du selv vælger at oplyse, fx en allergi ved tilmelding til et arrangement.
3. Formål og retsgrundlag
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Administration af medlemskab, kontingent, digitalt medlemskort og medlemsfordele | Medlemsaftalen (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b) |
| Behandling af ansøgninger om optagelse | Anmodning om indgåelse af aftale (art. 6, stk. 1, litra b) |
| Afholdelse af arrangementer, foredrag og familieweekender | Aftale (art. 6, stk. 1, litra b) |
| Bogføring og regnskab | Retlig forpligtelse efter bogføringsloven (art. 6, stk. 1, litra c) |
| Udsendelse af medlemsinformation og Globen | Medlemsaftalen og legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra b og f) |
| Nyhedsbrev til ikke-medlemmer | Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) |
| Offentliggørelse af rejseberetninger, portrætbilleder og navne på ærespris-modtagere | Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) |
| Situationsbilleder fra klubbens arrangementer | Legitim interesse i at dokumentere klubbens liv (art. 6, stk. 1, litra f) – du kan altid bede om at få et billede fjernet |
| Drift og sikkerhed af hjemmeside og medlemssystem | Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) |
4. Hvor kommer oplysningerne fra?
Langt de fleste oplysninger får vi fra dig selv – ved ansøgning, indmeldelse, opdatering af din profil, tilmelding til arrangementer og indsendelse af indhold. Betalingsoplysninger modtager vi fra vores betalingsudbyder. Vi køber ikke oplysninger fra tredjeparter og indhenter ikke oplysninger om dig fra sociale medier.
5. Adskillelse af adgang til oplysninger
Klubben drives af frivillige, og vi arbejder efter princippet om, at ingen skal have adgang til flere oplysninger, end deres opgave kræver. Adgangen i medlemssystemet og på hjemmesiden er derfor opdelt i roller:
| Rolle | Adgang |
|---|---|
| Medlem / Ven af DBK | Egen profil, egne rejseregistreringer, egne tilmeldinger og betalingshistorik. Kan se det indhold på hjemmesiden, der er forbeholdt medlemmer, fx rejseberetninger og Globen-arkivet. Medlemmer kan se hinandens offentlige profiler, dvs. de oplysninger, det enkelte medlem selv har valgt at gøre synlige for andre medlemmer. Adresse, telefonnummer, fødselsdato og betalingsoplysninger er aldrig synlige for andre medlemmer. |
| Arrangementsansvarlig | Deltagerlister for de arrangementer, personen selv står for – navn, e-mail, telefonnummer og de oplysninger, deltagerne har angivet til arrangementet. Ingen adgang til kontingent- eller øvrige medlemsoplysninger. |
| Optagelsesudvalg | Ansøgninger og de rejseoplysninger, der er nødvendige for at vurdere optagelseskravene. Adgangen ophører, når ansøgningen er afgjort. |
| Kasserer | Kontingent-, betalings- og bogføringsoplysninger samt de stamdata, der er nødvendige for opkrævning. |
| Medlemsadministrator / sekretær | Fulde stamdata på medlemmer med henblik på ind- og udmeldelse, adresseændringer og udsendelse af Globen. |
| Redaktion af Globen og hjemmeside | Indsendte rejseberetninger og billeder samt bidragydernes kontaktoplysninger. Ingen adgang til medlemsregisteret i øvrigt. |
| Systemadministrator (webmaster) | Teknisk adgang til systemerne med henblik på drift, sikkerhed og fejlretning. Adgangen anvendes kun, når det er nødvendigt af driftsmæssige grunde. |
| Bestyrelsen | Overordnede medlemstal og statistik. Det enkelte bestyrelsesmedlem har kun adgang til personoplysninger i det omfang, det følger af vedkommendes rolle ovenfor. |
Derudover gælder:
- Alle med administrativ adgang har personlige logins. Logins deles ikke, og adgangskoder opbevares krypteret.
- Adgange gennemgås mindst én gang årligt og ved hvert bestyrelsesskifte. Når en frivillig fratræder sin rolle, lukkes adgangen.
- Medlemsoplysninger må ikke downloades eller opbevares lokalt ud over det, en konkret opgave kræver, og skal slettes, når opgaven er løst.
- Alle frivillige med adgang til personoplysninger er orienteret om deres tavshedspligt og om denne politik.
6. Videregivelse og databehandlere
Vi sælger ikke dine oplysninger og videregiver dem ikke til tredjeparter til markedsføring.
Vi bruger følgende typer af databehandlere, som behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks, og med hvem vi har indgået databehandleraftaler:
- WinKAS – medlemssystem, hvor medlemsoplysninger, kontingent og rejseregistreringer opbevares. Hjemmesiden gemmer ikke selv persondata, men henter dem fra WinKAS, når du er logget ind.
- NemTilmeld – tilmelding og betaling til arrangementer
- Mailchimp (Intuit Inc.) – udsendelse af nyhedsbrev. Mailchimp registrerer, om et nyhedsbrev bliver åbnet, og om der klikkes på links.
- Cloudflare – spamværn på siderne for indmeldelse og nulstilling af adgangskode
- Hosting af hjemmesiden og e-mail
- Betalingsløsninger (fx MobilePay / Betalingsservice)
- Trykkeri og distribution af Globen (navn og adresse)
Vores databehandlere er så vidt muligt placeret i EU/EØS. Mailchimp og Cloudflare er amerikanske virksomheder, og oplysninger kan derfor blive behandlet i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework og/eller EU-Kommissionens standardkontrakter.
Vi kan videregive oplysninger til offentlige myndigheder, hvor vi er forpligtet til det ved lov.
Til samarbejdspartnere, der giver rabat til klubbens medlemmer, videregiver vi ikke medlemsoplysninger. Medlemmet dokumenterer selv sit medlemskab med det digitale medlemskort.
7. Cookies
Hjemmesiden bruger udelukkende teknisk nødvendige cookies, der holder dig logget ind og får siden til at fungere. Vi anvender ikke statistik-, sporings- eller markedsføringscookies og har ingen indlejrede tjenester fra tredjeparter, der følger din adfærd. Nødvendige cookies kræver ikke samtykke, og der vises derfor intet cookiebanner.
På siderne for indmeldelse og nulstilling af adgangskode indlæses et spamværn fra Cloudflare, som beskytter mod automatiserede angreb. Det indlæses kun på disse to sider og bruges ikke til at spore dig på tværs af hjemmesiden.
8. Opbevaring og sletning
| Oplysninger | Slettes |
|---|---|
| Medlemsstamdata | 90 dage efter udmeldelse, medmindre andet følger af lovkrav (fx bogføringsloven) |
| Bogførings- og betalingsoplysninger | 5 år efter udløbet af det regnskabsår, de vedrører (bogføringsloven) |
| Afviste eller frafaldne ansøgninger | Slettes straks ved afgørelsen – der gemmes ingen oplysninger |
| Arrangementstilmeldinger | Behandles i NemTilmeld efter deres vilkår og slettefrister, se www.nemtilmeld.dk. Betalingsdelen gemmes efter bogføringsloven |
| Nyhedsbrev | Når du afmelder dig |
| Rejseberetninger og billeder på hjemmesiden | Så længe du er medlem, eller indtil du trækker dit samtykke tilbage. Efter udmeldelse anonymiseres eller fjernes indholdet efter aftale med dig. |
| Klubbens historiske arkiv (fx modtagere af ærespriser, tidligere numre af Globen) | Opbevares varigt af hensyn til klubbens historie |
9. Sikkerhed
Vi beskytter dine oplysninger med tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder krypteret forbindelse (HTTPS), rollebaseret adgangsstyring, personlige logins, krypterede adgangskoder, løbende opdatering af systemer og sikkerhedskopiering. Skulle der ske et brud på persondatasikkerheden, som kan indebære en risiko for dig, orienterer vi dig og Datatilsynet i overensstemmelse med reglerne.
10. Dine rettigheder
Du har ret til at:
- få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- få urigtige oplysninger rettet – de fleste kan du selv rette på din profil
- få oplysninger slettet, medmindre vi er forpligtet til at opbevare dem
- få behandlingen begrænset i visse tilfælde
- gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse
- få udleveret dine oplysninger i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format (dataportabilitet)
- trække et samtykke tilbage til enhver tid – det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden
Skriv til dbk@deberejstesklub.dk, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Vi svarer senest inden for en måned.
11. Klage
Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Vi vil dog sætte pris på, at du kontakter os først, så vi kan forsøge at løse sagen.
12. Ændringer
Vi opdaterer denne politik, når der er behov for det, fx ved nye systemer eller ændret praksis. Væsentlige ændringer meddeles medlemmerne via hjemmesiden eller e-mail. Den gældende version findes altid på www.deberejstesklub.dk.
Se også kontaktsiden og Om klubben.